どうやって失敗から早く立ち直るか?

しまった!プレゼンが大失敗に終わりました。英語の暗記が難しかった。失敗の原因はそれだけではありません。プロジェクターとパソコンの相性が悪く、スライドが投影できませんでした。途中、内容が飛んでしまいました。さらに聴衆から答えられない質問もやってきました。本当に災厄の日でした。Ownbyさんは、このような経験した事はありませんか?
 
上記は誰でも簡単に遭遇します。でも、たった三つの事をやっておけば、何事もなかった様に自然に対応できます。三つとは「問題を明確にする」、「準備する」、「復習する」です。
 
殆どの方は、「問題を明確にする事」を意識されていないと思います。私もそうでした。7分のプレゼンに30時間以上を費やし、伝えたいメッセージにぴったり合う写真を探しました。数時間かけて、効果的にメッセージが伝わるフォント探しをしました。とにかく時間をかけてスライドに魂を入れました。もちろん、スライドを切り替えるタイミングも一所懸命練習しました。
 
会場に到着し、PCをプロジェクターに繋げるとスライドが全く投影されません。設定を変えたりパソコンを再起動してもスライドが全く写らないのです。魂が抜けました。パソコンを蹴飛ばしたくなるほど悔しい思いをしました。どんなに悔んでも状況は変わらないので、我慢しました。その時は即興であまり良いプレゼンではありませんでしたが、その場はなんとか乗り切りました。
 
その時に私は気づきました。いつも先延ばししていた事に取り組まないといけないと。その先延ばしとは、リスク管理です。つまり「問題を明確にする」、「準備する」、「復習する」のことです。しかし、リスク管理とプレゼンテーションは、変な組み合せですね。でも最強のコンビです。では、三つを掘り下げてみましょう。
 

問題を明確にする

 
どんなプレゼンでも、問題を三つの項目に分解することができます。それは「環境」「聴衆」「自分と支援スタッフ」です。 

環境

環境は会場だけでなく会場の設備やその関連を指します。例えば:

  • プロジェクターが故障してしまう
  • マイクのハウリング
  • マイクの電池がなくなった
  • 会場が暑すぎる又は寒すぎる
  • ノートを置ける場所がない
  • 前のスピーカーが喋りすぎて与えられた時間が半分になった

 
他にありますでしょうか?考えてみましょう!
 

聴衆

どんな素晴らしいプレゼンでも時々聴衆の中から、厄介なやつがいます。例えば:

  •  文句ばかりを言う人
  • 関係ない質問する人
  • 答えられない質問する人
  • ヤジを飛ばす人
  • 投げかけた質問に対して不適切な回答を出す人
  • 全く協力しない人

 
他にありますでしょうか?考えて見ましょう!
 

自分と支援スタッフ

私たちは人間です。間違うことは当然です。従って、前もって企画しましょう。どんなミスが起こり得るでしょうか。
 
自分の場合・・・

  • ズボンの一部が破れてしまった
  • チャックがあいていた
  • 用意していたネタが滑ってしまった


 支援スタッフの場合・・・

  • 間違った資料を印刷してしまった
  • 修正前のスライドを用意した
  • スピーチ中にスライドを飛ばしてしまった

 
他にありますでしょうか?考えて見ましょう!
 
皆さんが問題リストを作成するときに、「環境」「聴衆」「自分と支援スタッフ」のフレームワーク使ってみてください。浮かんだ問題全てを無理やり三つに分類する必要はありません。とにかく、書けるだけ書き出してみましょう。
 

準備する

リストを作成したら、各々の問題に対する準備をします。方法はいくつかあります。例として、プロジェクター故障を考えてみましょう。
 
私ならば、以下のような準備をします。

  • 紙版を印刷する
  • フリップチャートかホワイトホードを利用する
  • スマホやタブレットでプロジェクターにつながるようにしておく
  • スライドがいらないスピーチを作っておく 

正解はないです。あなたのスタイルと慣れ次第です。とにかく数点を試してください。
 
先程作成した問題リストを振り返って、どんな準備をしたらよいのか、できるだけ書いてみてください。するのはいつですか?今でしょ(古いでしょ!)。
 
私は上記すべての準備をしました。私は常に、毎回、どんな問題が発生するだろうかと想像します。「ケーブル不良」「コネクター接続不良」「プロジェクター用電球が切れた」なども考えられます。そして何より、そもそもスライドは本当に必要かどうかも考えます。たまにスライドが不要という結論に至ることもあります。
 

復習する

復習は非常に大事です。問題を明確にし、その準備をすることは素晴らしいことです。練習時あるいは本番で準備したものを使って効果を確認しましょう。

そのうえで、プレゼン終了時に設定した問題や準備について再確認しましょう。例えば、以下の質問で再確認することができます。 

  1. 準備した解決策は適正であったか?
  2. 適正と思ったのはなぜですか?適正ではないと思ったのはなぜですか?
  3. 改善するためには、どうしたら良いか?

 
例えば、プロジェクターが故障したのでその代わりにホワイトボードを使いました。ただ、書いた文字は小さく、多くの読めない文字もあります。この場合はどのような準備が必要でしょうか。
 
一つの提案は、板書練習です。限られたスペースを有効に綺麗に分かりやすく瞬時に書けるように練習します。あるいは、パワーポイントスライドが使えなくなった時に、どの様な言葉で表現して伝えるのか準備しておきましょう。自分の意志と聴衆からのフィードバック次第です。
 
とにかく、準備した解決策を時々練習する事をお勧めします。そうすれば、対応が身につくため、問題が発生しても自然に対応することができます。
 

まとめ

 
全てのプレゼンをミスなく終了することは非常に難しいです。様々な問題が起こると思って下さい。そのため、どんな問題が起こるか予想し、解決策を準備することが必要です。解決策は準備だけでなく、定期的に練習しましょう。そうすれば、どんな問題が起きても乗り越えられます。動かないプロジェクターに八つ当たりする事なく気持ちを切り替えてプレゼンをする事ができます。
 
災厄の場合に備えて対策を立てましょう!

何か質問や感想があれば、是非、(matthew@matthewownby.com) に1通のメールをください。喜んで読みます。ではまた!